Kiedy potrzebne jest świadectwo?
Przy każdej umowie najmu właściciel ma obowiązek przekazać najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej mieszkania. Dotyczy to zarówno najemów długoterminowych, jak i krótkoterminowych, jeśli lokal jest przedmiotem odpłatnego udostępnienia na podstawie umowy najmu. Dokument można przekazać w oryginale, kopii lub jako wydruk podpisanego elektronicznie PDF.
Dobra praktyka: włóż wydruk świadectwa do protokołu zdawczo-odbiorczego i poproś najemcę o potwierdzenie odbioru.
Czy trzeba odnawiać dokument?
Świadectwo jest ważne 10 lat. Jeśli w tym czasie nie zmienisz sposobu ogrzewania/chłodzenia, ocieplenia lub stolarki (okien/drzwi) i nie przeprowadzisz termomodernizacji, możesz przekazywać ten sam dokument kolejnym najemcom.
Po istotnej modernizacji energetycznej wykonaj nowe świadectwo.
Jakie kary grożą za brak świadectwa?
Brak przekazania świadectwa najemcy może skutkować grzywną i stać się podstawą do sporów (np. zarzut wprowadzenia w błąd co do kosztów użytkowania). Dodatkowo portale ogłoszeniowe coraz częściej wymagają ujawnienia kluczowych wskaźników z dokumentu.
Obowiązki właściciela – lista kontrolna
- Zamów świadectwo (online) dla konkretnego mieszkania.
- Zapisz numer z rejestru i miej pod ręką wersję PDF.
- W ogłoszeniu podaj podstawowe wskaźniki (np. EP, EK, udział OZE/klasa).
- Do umowy najmu dołącz kopię/druk świadectwa i odbierz pokwitowanie.
- Przechowuj dokumentację przez czas trwania umowy i 10 lat ważności dokumentu.
- Po modernizacji – zleć aktualizację.
Jak zamówić świadectwo – krok po kroku
- Wypełnij formularz online (adres, metraż, rok budowy).
- Podaj dane o ogrzewaniu i c.w.u., ewentualnie chłodzeniu.
- Jeśli masz: rzut mieszkania/projekt i dane o ociepleniu/stolarce – przyspieszą opracowanie.
- Odbierz PDF z podpisem kwalifikowanym (gotowy do wydruku) oraz – na życzenie – wersję papierową.
- Wstaw do umowy i potwierdź odbiór podpisem najemcy.
Co powinno znaleźć się w ogłoszeniu najmu?
- Podstawowe wskaźniki energetyczne z dokumentu (np. EP, EK, udział OZE, klasa).
- Krótkie wyjaśnienie, co oznaczają (np. „niższy EP = niższe zapotrzebowanie na energię”).
- Informacja, że świadectwo zostanie przekazane przy podpisaniu umowy.
Najczęstsze błędy właścicieli
- Odkładanie tematu „na później” – a potem brak dokumentu w dniu podpisania.
- Uznanie, że „numer z rejestru wystarczy” – należy przekazać dokument.
- Brak potwierdzenia odbioru w protokole – trudniej potem udowodnić dopełnienie obowiązku.
- Aktualizacja dopiero po remoncie generalnym – każda istotna zmiana wpływająca na charakterystykę wymaga nowego świadectwa.
Wyjątki – kiedy świadectwo nie jest wymagane?
Zwolnienia ustawowe obejmują m.in. budynki:
- zabytkowe (objęte ochroną konserwatorską),
- miejsc kultu religijnego,
- przemysłowe/gospodarcze niewyposażone w instalacje zużywające energię (poza oświetleniem),
- użytkowane sezonowo (poniżej 4 miesięcy w roku).
Uwaga: jeżeli mieszkanie jest wynajmowane całorocznie, zwolnienia zwykle nie dotyczą lokali mieszkalnych.
Wzmianka do umowy najmu (do skopiowania)
„Wynajmujący przekazał Najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu mieszkalnego przy ul. ………, nr w rejestrze: ……… . Najemca potwierdza odbiór dokumentu.”
FAQ – krótkie odpowiedzi
Czy wystarczy pokazać dokument na telefonie?
Tak, ale przekazanie powinno nastąpić realnie – wydruk lub kopia/plik PDF, a odbiór potwierdzony podpisem.
Czy mogę wysłać świadectwo mailem po podpisaniu?
Możesz, lecz najlepsza praktyka to dołączenie do umowy/ protokołu w chwili podpisu.
Mam budynek z centralną kotłownią – czy wystarczy jedno świadectwo?
Najczęściej sporządza się dla każdej jednostki mieszkalnej, chyba że dokument obejmuje lokal zgodnie z przepisami i stanem technicznym.
Podsumowanie
Przy każdej umowie najmu właściciel musi przekazać najemcy świadectwo energetyczne. Dokument jest ważny 10 lat, a jego brak naraża na grzywnę i spory. Najprościej zamówić świadectwo online, a następnie dołączyć je do umowy i potwierdzić odbiór.
Zamów świadectwo energetyczne – szybko i wygodnie
Zamów online i bezpiecznie wynajmuj w 2025 roku.
Realizacja 24h, PDF + wersja papierowa (dodatkowo płatna), możliwość płatności po odbiorze.
